Privacybeleid

Scouting Nederland en de aangesloten Scoutinggroepen verwerken persoonsgegevens. Wij willen U hierover graag duidelijk en transparant informeren. Daarvoor is dit privacy beleid opgesteld. Het eerste deel, pagina 1 t/m 3, beschrijft het privacy beleid van Scouting Nederland. Dit beleid geldt ook voor Scouting Corvus Corone. Daarnaast heeft Scouting Corvus Corone ook een specifiek vereniging gebonden privacy beleid.

Klik hier om de PDF versie te downloaden.

Privacywetgeving (GDPR / AVG)

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze nieuwe privacywet, internationaal de General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd, geldt in de hele Europese Unie en gaat onder andere over het bewaren en beschermen van persoonsgegevens. De nieuwe Europese privacywetgeving heeft ook impact op Scouting.

Privacy statement en privacybeleid

In dit privacy statement geven wij  antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Nederland en de aangesloten Scoutinggroepen.

Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over een persoon zeggen. Bijvoorbeeld  naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar de persoon herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld het adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook een voornaam samen met de geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerkt Scouting Nederland persoonsgegevens?

Scouting Nederland verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

  • Jeugdleden en vrijwilligers van de bij Scouting Nederland aangesloten organisatieonderdelen (groepen, regio’s etc.)
  • Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij Scouting of ooit een lidmaatschap hebben gehad
  • Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Alle organisatieonderdelen van Scouting Nederland verwerken persoonsgegevens in Scouts Online, de administratieve applicatie van Scouting Nederland en de daaraan gerelateerde applicaties zoals het klant-/vraagvolgsysteem. Dit kunnen dus zowel Scoutinggroepen, -regio’s als landelijke onderdelen en activiteiten betreffen. De organisatie(s) waarvan iemand lid is of een relatie mee hebt, verwerken persoonsgegevens. Zelf kun je dit ook, nadat je bent geregistreerd. Zo zal in geval van een jeugdlid de Scoutinggroep waarvan hij of zij lid wordt, zorg moeten dragen voor de juiste registratie in Scouts Online.

Waarvoor verwerkt Scouting Nederland persoonsgegevens?

Als iemand lid wilt worden van Scouting of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van deze gegevens kunnen we iedereen op de juiste wijze inschrijven als lid, zorg dragen voor verzekering en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag voor iemand aanvragen als vrijwilliger.

Als iemand eenmaal lid of relatie van Scouting is, dan willen we deze persoon goed van dienst zijn. Wij gebruiken naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact te onderhouden en om informatie te verstrekken over lidmaatschap gerelateerde zaken, maar ook als iemand een vraag stelt, verwerken wij de gegevens om zo goed mogelijk te kunnen helpen.

Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om te informeren over een nieuwe activiteit van de groep, regio of vanuit Scouting Nederland. Wil iemand niet benaderd worden door een bepaald organisatieonderdeel? Dan kun dit worden aangeven door onderaan de betreffende mail op ‘uitschrijven’ te klikken.

Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor Scouting Nederland gegevens verwerkt. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, statistische analyses enzovoorts.

Verwerkt Scouting Nederland ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.

Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met persoonlijke toestemming of als een lid dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. U kunt hierbij denken aan een gezondheidsformulier dat de Scoutinggroep heeft gemaakt in Scouts Online ten behoeve van een zomerkamp.

Scouting Nederland controleert actief of gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen, zoals een BSN-nummer, niet worden geregistreerd door organisatieonderdelen.

Hoe gaat Scouting Nederland met persoonsgegevens om?

De persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?

Iedereen kan uiteraard zelf bij zijn/haar persoonsgegevens. Door in te loggen in Scouts Online met het Mijn Scouting-account kunnen alle gegevens met betrekking tot het lidmaatschap of relatie met Scouting, terug gevonden worden en bewerkt.

Daarnaast kan het organisatieonderdeel waarvan iemand lid is deze gegevens inzien. Binnen een speleenheid, kunnen leden elkaars adres en telefoonnummer zien (tenzij is aangegeven hebt dat deze gegevens geheim zijn). Dat kan handig zijn, voor het maken van onderlinge afspraken. De gegevensbeheerder van de speleenheid en/of het organisatieonderdeel, kan de gegevens – net als het lid zelf – muteren.

Binnen de bovenliggende organisatieonderdelen (bijvoorbeeld een regio of steunpunt) en het landelijk servicecentrum van Scouting Nederland kunnen de persoonsgegevens alleen worden geraadpleegd door medewerkers of vrijwilligers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben.

Uitwisseling van persoonsgegevens binnen Scouting

Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld wanneer een lid  inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald. Of als iemand een nieuwe functie krijgt binnen een andere aangesloten Scoutingorganisatie, dan kan de ledenadministratie van dit onderdeel de persoonsgegevens ophalen, zodat deze niet opnieuw ingevoerd hoeven te worden. Scouting kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen.

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?

Gegevens gerelateerd aan het lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het voor de groep met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is Scouting Nederland gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Kan ik zien welke gegevens Scouting Nederland van mij verwerkt?

Door in te loggen in Scouts Online met het persoonlijke Mijn Scouting-account kan iemand zijn gegevens met betrekking tot de lidmaatschapsregistratie of relatie met Scouting, terug vinden en bewerken.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting kun je terecht bij het organisatieonderdeel waarvan je lid bent, bijvoorbeeld je Scoutinggroep. Natuurlijk kun je ook altijd contact opnemen met Scouting Nederland.

OPT-OUT

Om het gebruik van Scouts Online zo makkelijk mogelijk te maken, kan Scouting Nederland (automatische) serviceberichten sturen. Denk hierbij aan een bevestiging van de inschrijving voor een activiteit of een betalingsbevestiging. Het is niet mogelijk om je voor deze serviceberichten uit te schrijven. Scouting Nederland beschouwt deze als noodzakelijk voor een goede gebruikerservaring. Voor overige berichten is het mogelijk je door middel van een OPT-OUT in iedere e-mail af te melden voor het ontvangen van berichten over het betreffende onderwerp of van de betreffende organisatie. Indien geen prijs word gesteld op informatie over de Scoutingorganisaties waarvan men lid is, of anderszins bezwaar is tegen gebruik van persoonsgegevens, kun dit aan ons worden doorgeven. Wij zullen in dat geval de desbetreffende Scoutingorganisatie informeren, zodat zij als verantwoordelijke kunnen reageren op het verzoek.

Wijzigingen privacybeleid

Scouting Nederland behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid.

Specifiek voor Scouting Corvus Corone

Scouting Corvus Corone is als vereniging aangesloten bij Scouting Nederland. Dat maakt dat het bovenstaande privacybeleid ook volledig van toepassing is. Daarnaast heeft Scouting Corvus Corone haar eigen specifieke zaken waarin persoonsgegevens worden verwerkt. Deze worden hier verder beschreven.

Inschrijfformulieren

Iedereen die lid wil worden van Scouting Corvus Corone dient hiertoe het inschrijfformulier in te vullen. Wanneer deze persoon jonger is dan 18 jaar dan dient het formulier ingevuld te worden door  de ouders, verzorgers of wettelijke vertegenwoordiger. Het ingevulde inschrijfformulier wordt rechtstreeks ingeleverd bij de gegevensbeheerder of bij de speltakleiding. In het laatste geval zorgt de betreffende teamleider ervoor dat het formulier direct doorgaat naar de gegevensbeheerder. Indien dit niet gaat, ongeacht de omstandigheden, dan zal het formulier worden opgeslagen opdat het niet door derden inzichtelijk is.  De op het inschrijfformulier ingevulde gegevens worden door de gegevens beheerder verwerkt in Scouts Online. Dit zijn alleen die gegevens welke benodigd zijn voor de inschrijving bij Scouting Nederland.

De overige gegevens, als zijnde het openbaar gebruik van beeldmateriaal, aanmelden voor WhatsApp en/of de diverse werkgroepen, worden alleen voor gebruik binnen de vereniging geregistreerd en kenbaar gesteld aan de betreffende teamleiders. Het staat altijd vrij om deze gegevens aan te passen door hiertoe contact op te nemen met de gegevensbeheerder. Deze zal het verzoek altijd direct verwerken.

De inschrijfformulieren worden door de gegevensbeheerder opgeslagen in het archief van de vereniging en zijn niet openbaar inzichtelijk voor derden. Alleen het betreffende lid, de ouders, verzorgers of wettelijk vertegenwoordiger en de gegevensbeheerder hebben inzage in het formulier.

Inschrijven bijzondere activiteiten

Met regelmaat organiseert Scouting Corvus Corone activiteiten buiten de wekelijkse opkomsten om zoals bijvoorbeeld het zomerkamp. Dit kunnen ook activiteiten zijn die door een externe partij worden georganiseerd waaraan de leden van Scouting Corvus Corone deelnemen, bijvoorbeeld de Regionale Scouting Wedstrijden voor scouts, of regiospeldagen voor bevers en welpen, welke door Scoutingregio Noord-Holland-Noord worden georganiseerd. Voor deze activiteiten wordt vaak gewerkt met een aanmeld formulier waarop de naam wordt vermeld en of het lid wel- of niet deelneemt aan de activiteit.

Deze gegevens worden gebruikt om een inzicht te krijgen in het aantal deelnemers. Na de activiteit worden de betreffende formulieren vernietigd.

Gezondheidsformulier / registratie bijzondere persoonsgegevens

Voor een activiteit of kamp kan aan de leden, of diens ouders, verzorgers of wettelijk vertegenwoordiger, worden gevraagd om een gezondheidsformulier in te vullen. Hierop worden aanvullende, bijzondere persoonsgegevens gevraagd. Deze zijn benodigd om in voorkomend geval snel en adequaat te kunnen handelen en dienen derhalve direct beschikbaar te zijn.

Na afloop van de betreffende activiteit worden de formulieren geretourneerd aan degene die het heeft ingevuld, ofwel vernietigd. Op het formulier wordt ook aangegeven voor welke activiteit deze wordt gebruikt en hoe deze na afloop wordt behandeld.

De formulieren worden ingenomen door de team- of activiteitenleider van het evenement. Deze persoon is verantwoordelijk voor de opslag en zal de gegevens alleen delen indien daartoe noodzaak bestaat en ook alleen maar aan de personen die er voor afhandeling belang bij hebben.

Financiën

Bij inschrijving als lid van Scouting Corvus Corone wordt gevraagd om een machtiging voor het voldoen van de contributie. Deze verstrekte bankgegevens worden geregistreerd in Scouts Online. De penningmeester heeft daar inzicht in de gegevens en zal deze gebruiken voor het kunnen incasseren van de contributie. Dat is ook het enige doel waar deze voor worden gebruikt.

Naast de penningmeester zijn de gegevens ook inzichtelijk voor het ingeschreven lid en de gegevensbeheerder. Zij kunnen ook wijzigingen aanbrengen in deze gegevens. Van elke wijziging wordt het lid en de gegevensbeheerder per email op de hoogte gebracht. Dit is een geautomatiseerde actie welke wordt gedaan van Scouts Online.

Nieuwsbrieven en e-mail

Om iedereen direct en op de juiste wijze te informeren over zaken die spelen binnen Scouting Corvus Corone wordt gebruik gemaakt van e-mail. Via deze weg wordt met regelmaat een nieuwsbrief verstuurd, maar ook andere berichten kunnen op deze manier worden verspreid.

E-mail kan worden verzonden vanuit Scouts Online, vanuit het bestuur en vanuit het leidingteam. Wanneer het bestuur of het leidingteam gebruik maakt van e-mail, zal de ontvanger worden vermeld in de ‘BCC’ adresregel. Dit voorkomt dat andere ontvangers, in het geval van een groepsmailing, de email adressen van andere leden kunnen inzien.

Voor het gebruik van email is het van belang dat het juiste email adres is geregistreerd in Scouts Online. Elk lid van Scouting Corvus Corone heeft zelf de mogelijkheid om dit aan te passen en de plicht om te zorgen voor een correct email adres. Wijzigingen kunnen ook aan de gegevensbeheerder worden doorgegeven welke deze dan zal verwerken.

Hardcopy ledenlijsten

Vanuit Scouts Online is het voor de teamleider en de gegevensbeheerder mogelijk om ledenlijsten te exporteren en op te slaan op de eigen computer. Hiervan kan dan een hardcopy worden gemaakt. Scouting Corvus Corone maakt hier gebruik van om tijdens de activiteiten direct contactgegevens beschikbaar te hebben om bijvoorbeeld telefonisch contact op te kunnen nemen. Deze hardcopy lijsten zijn in beheer bij de team- of activiteitenleider en nooit openbaar inzichtelijk.

Gebruik beeldmateriaal

Van veel activiteiten van Scouting Corvus Corone worden foto’s en/of videobeelden gemaakt waarop de leden herkenbaar in beeld worden gebracht. Deze kunnen worden gebruikt op openbare media, bijvoorbeeld de website, Facebookpagina of nieuwsbrief van Scouting Corvus Corone.

Iedereen heeft de mogelijkheid om, zonder opgaaf van reden, bezwaar te maken op het gebruik hiervan. Deze keuze wordt aangegeven op het inschrijfformulier, maar wordt niet geregistreerd in Scouts Online. Het wordt alleen binnen het team van Scouting Corvus Corone bekend gesteld opdat er op de juiste wijze mee omgegaan kan worden. Een gemaakte keuze kan op elk gewenst moment worden aangepast door dit kenbaar te maken aan de gegevensbeheerder. Deze zal de registratie veranderen en dit ook doorgeven binnen het team van Scouting Corvus Corone.

Website en social media

Om iedereen op de hoogte te houden van het laatste nieuws, activiteiten en andere interessante zaken maakt Scouting Corvus Corone gebruik van een eigen website, Facebook, Twitter, Instagram en WhatsApp. Voor het gebruik van foto’s op deze media verwijzen wij naar het deel ‘gebruik beeldmateriaal’, zoals beschreven in dit privacybeleid. De berichtgeving bestaat verder uit tekst, waarbij een enkele keer een naam zal worden gebruikt, zonder verdere verwijzing naar andere persoonlijke gegevens.

Bij elke speltak heeft Scouting Corvus Corone voor de ouders van betreffende leden een WhatsApp groep aangemaakt. Deze wordt puur zakelijk gebruikt. Vanuit het leidingteam worden er berichten aan de ouders gestuurd met bijvoorbeeld bijzonderheden over een opkomst of om even een reminder te geven wanneer er iets afwijkt van de normale gang van zaken. Ook is het voor de ouders een eenvoudige manier om een lid af te melden voor een opkomst of om bijvoorbeeld een samen- of meerijden afspraak te maken. De WhatsApp groep is nadrukkelijk niet bedoeld om ‘grappige’ berichten te versturen. Hier houden wij ook goed toezicht op. Ook komen er geen jeugdleden in de groep, het is echt alleen voor ouders bedoeld.

Het gebruik van WhatsApp betekent wel dat telefoonnummer gegevens bekent worden bij elke gebruiker van de groep. Hierbij vragen wij aan elke gebruiker om hier op gepaste wijze mee om te gaan. Toezicht hierop is vanuit Scouting Corvus Corone niet mogelijk.

Naast de WhatsApp groepen die door Scouting Corvus Corone aan de ouders wordt aangeboden, worden er ook dergelijke groepen door leden onderling opgezet. Dit gaat volledig buiten Scouting Corvus Corone om en hier kan de vereniging ook niet aansprakelijk voor worden gehouden. Middels regelmatige voorlichting proberen wij de leden wel mee te geven hier op de juiste wijze gebruik van te maken.

Wijzigingen privacybeleid

Scouting Corvus Corone behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid.

Reacties zijn gesloten.